Nail Salon
Hệ thống quản lý
Hướng dẫn sử dụng
Giới thiệu toàn bộ tính năng của hệ thống quản lý tiệm nail
✨ Chào mừng chủ tiệm nail!
Hệ thống này giúp bạn quản lý toàn bộ hoạt động của tiệm ở một nơi: đặt lịch (kể cả lịch tự động nhận từ email của Nailie, Hot Pepper Beauty...), khách hàng, tích điểm, thanh toán, doanh thu, lương thợ, chấm công và xếp ca. Dưới đây là hướng dẫn từng chức năng kèm hình ảnh minh họa.
Bắt đầu & Dashboard
- Đăng nhập bằng tài khoản nhân viên (mã nhân viên + mật khẩu). Chủ tiệm có toàn quyền, nhân viên chỉ thấy các menu được cấp.
- Dashboard hiển thị nhanh: doanh thu hôm nay, lịch hẹn trong ngày, thanh toán chờ duyệt và các con số quan trọng.
- Chuông thông báo và số đỏ trên menu cho biết có lịch hẹn chờ xác nhận hoặc thanh toán chờ duyệt — bấm vào là đi thẳng tới mục cần xử lý.
Đặt lịch (Quản lý lịch hẹn)
- Xem lịch theo ngày / tuần / tháng hoặc dạng lịch tổng. Có thể lọc theo nguồn khách (Hot Pepper, Nailie, khách trực tiếp...).
- Lịch mới tạo có trạng thái 'Chờ xác nhận' — chủ tiệm xác nhận trước khi lịch tính là chính thức.
- Mỗi lịch ghi rõ: khách, thợ phụ trách, dịch vụ, giờ bắt đầu / kết thúc, giá và nguồn khách đến.
- Ngày nghỉ của tiệm (cài trong Cài đặt) được đánh dấu trên lịch để tránh nhận khách nhầm ngày.
Hộp thư Gmail — nhận lịch tự động từ nền tảng thứ 3
- Đây là tính năng đặt lịch TỰ ĐỘNG: hệ thống kết nối Gmail của tiệm và tự quét email đặt lịch gửi về từ các nền tảng thứ 3 như Nailie, Hot Pepper Beauty...
- Email được đồng bộ tự động mỗi 5 phút (và mỗi khi mở trang). Email nghi là đặt lịch sẽ được gắn nhãn 'Đặt lịch' màu vàng.
- Bấm 'Tạo lịch' — AI tự đọc nội dung email và điền sẵn tên khách, dịch vụ, ngày giờ vào form. Bạn chỉ cần kiểm tra rồi lưu.
- Email đã tạo lịch sẽ có nhãn xanh 'Đã tạo lịch' để không bị tạo trùng.
- Trong Cài đặt → Lọc đặt lịch, bạn tự thêm bộ lọc từ khóa (người gửi, tiêu đề, từ khóa trong nội dung) để hệ thống nhận diện email đặt lịch chính xác hơn theo từng nền tảng.
Khách hàng
- Lưu hồ sơ khách: tên, số điện thoại, email, hạng thành viên (Regular / Silver / Gold / VIP), ghi chú và ảnh mẫu nail.
- Mỗi khách có mã thành viên riêng dùng cho barcode tích điểm.
- Xem lịch sử làm nail và thanh toán của từng khách ngay trong hồ sơ.
- Nhân viên sửa thông tin khách sẽ tạo 'đề xuất chỉnh sửa' — chủ tiệm duyệt thì thay đổi mới có hiệu lực.
Tích điểm & Barcode
- Khách được cộng điểm theo % số tiền thanh toán (tỷ lệ % cài trong Cài đặt → Tích điểm).
- Quét barcode thẻ thành viên bằng camera điện thoại để cộng / trừ điểm nhanh tại quầy.
- Khi thanh toán, khách có thể dùng điểm để trừ vào hóa đơn — doanh thu từ điểm được thống kê riêng trong báo cáo.
Cổng khách hàng (Portal)
- Khách tự đặt lịch online qua trang Portal riêng — không cần đăng nhập vào hệ thống quản lý.
- Giờ trống được tính tự động dựa trên ca làm việc của thợ, lịch hẹn hiện có và thời lượng dịch vụ (bật trong Cài đặt → Đặt lịch).
- Khách thành viên đăng nhập để xem điểm tích lũy, lịch sử đặt lịch và thẻ barcode của mình.
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cho khách nước ngoài.
Khách thanh toán
- Ghi nhận từng lượt thanh toán: khách, thợ làm, số tiền, phương thức (tiền mặt, thẻ, PayPay...), nguồn khách và loại khách (thường / kenshu).
- Hệ thống tự trừ phí app (Hot Pepper, Nailie...) và tự tính lương thợ theo % hoa hồng đã cài.
- Thanh toán do nhân viên tạo ở trạng thái 'Chờ duyệt' — chỉ khi chủ tiệm DUYỆT thì mới được tính vào lương thợ và doanh thu. Có nút duyệt đồng loạt.
- Nhân viên chỉ thấy và sửa được thanh toán do chính mình tạo; sửa sau khi tạo phải qua chủ tiệm duyệt.
Doanh thu & Chi phí
- Xem doanh thu theo ngày / tháng / năm, phân tích theo phương thức thanh toán, nguồn khách và từng app.
- Ghi chi phí vận hành (nguyên liệu, tiền nhà, điện nước...) để tính lợi nhuận thực.
- Báo cáo tự trừ phí app và tổng hợp lợi nhuận = doanh thu − chi phí − lương thợ.
Lương thợ
- Lương = % hoa hồng trên doanh thu của từng thợ. Cài % riêng cho khách thường và khách kenshu (研修) trong Cài đặt → Hoa hồng.
- Chỉ các thanh toán ĐÃ ĐƯỢC DUYỆT mới tính vào lương.
- Nhân viên đăng nhập sẽ thấy menu 'Lương của tôi' — xem lương 12 tháng gần nhất kèm biểu đồ, không xem được lương người khác.
Chấm công
- Nhân viên chấm công vào / ra ngay trên máy đặt tại tiệm (màn hình Chấm công NV).
- Hệ thống tự tính đi muộn, giờ nghỉ, tăng ca theo cài đặt giờ chuẩn của tiệm.
- Chủ tiệm xem Lịch sử chấm công, sửa giờ vào / ra khi cần — mọi lần sửa đều được lưu lại, và duyệt đồng loạt các bản ghi.
- Xuất bảng chấm công ra Excel để tính lương cơ bản.
Ca làm việc
- Xếp ca cho từng thợ theo 3 cách: từng ngày lẻ, lặp theo thứ trong tuần, hoặc chọn nhiều ngày trong tháng.
- Xếp ca trùng ngày sẽ tự ghi đè ca cũ của thợ đó; có thể xóa từng ca riêng lẻ.
- Ca làm việc cũng là căn cứ để Portal tính giờ trống cho khách tự đặt lịch.
Nhân viên & Phân quyền
- Tạo tài khoản cho từng nhân viên với mã nhân viên + mật khẩu riêng.
- Phân quyền chi tiết: nhân viên nào được xem mục tiền, được vào menu nào (Cài đặt → Quyền menu).
- Tắt hoạt động một tài khoản → nhân viên đó bị đăng xuất ngay lập tức.
- Báo cáo công việc hằng ngày và thống kê hiệu suất doanh thu theo từng thợ.
Cài đặt
- Menu dịch vụ & giá, ngày nghỉ của tiệm, phương thức thanh toán.
- Phí app theo từng nguồn khách (phí cố định hoặc % — tách riêng khách mới / khách cũ).
- Tỷ lệ tích điểm, cấu hình giờ trống Portal, % hoa hồng từng thợ, bộ lọc email đặt lịch.
Lịch sử thao tác
- Ghi lại mọi lần thêm / sửa / xóa dữ liệu: ai làm, lúc nào, giá trị trước và sau — giúp truy vết khi có sai sót.
- Lọc theo loại dữ liệu (thanh toán, lịch hẹn, khách hàng, ca làm việc...) và loại thao tác.
Hệ thống quản lý tiệm nail — iBanch